Microsoft CMT: Tutorial-Leitfaden für die Verwaltung akademischer Konferenzen 2026

CMT (Conference Management Toolkit) ist eine kostenlose Plattform von Microsoft Research, die die professionelle und effiziente Organisation akademischer Konferenzen ermöglicht. Mit über einer Million aktiver Nutzer hat sich dieses Tool zum internationalen Standard für die Organisation wissenschaftlicher Konferenzen entwickelt und deckt sowohl einfache als auch hochkomplexe Arbeitsabläufe ab.

Was ist CMT Microsoft?

Microsoft CMT ist ein umfassendes Konferenzmanagementsystem, das alle notwendigen Funktionen über eine moderne Weboberfläche auf Basis von HTML5, Bootstrap und jQuery bereitstellt. Die Plattform wird auf Microsoft Azure gehostet und gewährleistet so hohe Skalierbarkeit, Sicherheit und globale Verfügbarkeit. Sie ermöglicht die Verwaltung unbegrenzter Einreichungen, die Durchführung von Peer-Review-Verfahren (einfach- oder doppeltblind), die automatische Zuweisung von Gutachtern mithilfe des Toronto Paper Matching System (TPMS) sowie den Datenexport in verschiedene Formate.

Hauptmerkmale von Microsoft CMT

Einreichungsmanagement

Mit CMT können Sie mehrere Themenbereiche oder Teilnahmekategorien (Präsentationen, Poster, thematische Sitzungen, Workshops) mit jeweils individuellen Einstellungen erstellen. Das System akzeptiert unbegrenzt viele Einreichungen und ermöglicht es Autoren, ihre Vorschläge über ein personalisiertes Portal zu bearbeiten, den Status zu überprüfen und zu verwalten. Organisatoren können benutzerdefinierte Felder, zusätzliche Fragen und spezifische Vorlagen für jeden Einreichungstyp konfigurieren.

Peer-Review-System

Die Plattform implementiert doppelblinde oder einfachblinde Begutachtungsverfahren mit automatischer Gutachterzuweisung mithilfe des TPMS-Systems, das Fachgebiete analysiert. Sie ermöglicht mehrere Begutachtungsebenen (Gutachter und Meta-Gutachter) mit benutzerdefinierten Rubriken und konfigurierbaren Bewertungsskalen. Gutachter können Zuweisungen manuell bearbeiten, Interessenkonflikte offenlegen und den Feedbackprozess verwalten.

Benachrichtigungen und Kommunikation

CMT versendet in jeder Phase des Prozesses automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an Autoren, Gutachter und Organisatoren. Das System ermöglicht es Benutzern, E-Mail-Vorlagen anzupassen, Massennachrichten zu versenden und spezifische Kommunikationen über die Administrationskonsole zu verwalten.

Export und Integration

Die Plattform ermöglicht den Datenexport in die Formate Excel, XML und CSV für externe Analysen und Datenbankverwaltung. Sie ist in IEEE-Druckvorlagen- und eCopyright-Managementsysteme integriert und bietet statistische Werkzeuge zur Analyse des Begutachtungsprozesses mit CMTStat.

So erstellen Sie ein Microsoft CMT-Konto

Schritt 1: Zugriff auf die Plattform

Gehen Sie zu  https://cmt3.research.microsoft.com  und geben Sie anschließend den Code Ihrer Konferenz ein. Falls Sie den Code nicht kennen, können Sie die Konferenz über die Startseite unter „Alle Konferenzen“ suchen.

Schritt 2: Kontoregistrierung

Füllen Sie das Anmeldeformular mit den folgenden erforderlichen Informationen aus:

• E-Mail : Bitte verwenden Sie vorzugsweise Ihre institutionelle E-Mail-Adresse.

• Passwort : Erstellen Sie ein sicheres Passwort und bestätigen Sie es.

• Vorname : Vollständiger Name (bitte nicht alles in Großbuchstaben schreiben)

• Nachname : Vollständiger Nachname (bitte nicht alles in Großbuchstaben schreiben)

• Name der Organisation : Vollständiger Name Ihrer Institution ohne Abkürzungen

• Land : Das Land, das Ihrer institutionellen Zugehörigkeit entspricht

Schritt 3: Kontoverifizierung

Schließen Sie den Sicherheitstest (CAPTCHA) ab und akzeptieren Sie die Microsoft CMT-Richtlinien. Klicken Sie auf „Registrieren“. Sie erhalten anschließend eine Bestätigungs-E-Mail. Öffnen Sie Ihren Posteingang (prüfen Sie gegebenenfalls den Spam-Ordner) und klicken Sie auf den Aktivierungslink, um Ihr Konto zu bestätigen.

Wie man eine Arbeit einreicht

Vorbereitung

Bevor Sie mit dem Einreichungsprozess beginnen, bereiten Sie bitte folgende Unterlagen vor:

• Titel (maximal 12 Wörter)

• Zusammenfassung von maximal 2000 Zeichen, einschließlich Problemstellung, Methodik, Ergebnisse und Schlussfolgerungen

• PDF-Datei oder Word-Dokument mit dem vollständigen Angebot

• E-Mail-Adressen aller Mitautoren mit aktivierten Konten bei CMT

Schrittweiser Versandprozess

1. Greifen Sie auf das Autorenportal zu.
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort bei CMT an und gehen Sie zur „Autorenkonsole“.

2. Neuen Beitrag erstellen
Klicken Sie auf „+ Neuen Beitrag erstellen“ und wählen Sie den entsprechenden Themenbereich aus (z. B. „Konferenzbeiträge“ oder „CEFE2023-Präsentation“).

3. Füllen Sie das Einreichungsformular aus.
Füllen Sie alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Pflichtfelder aus:

• Titel : Kurzer Titel ohne Großbuchstaben

• Abstract : Eine strukturierte Zusammenfassung, die Problemstellung, Methodik, Ergebnisse und Interpretation behandelt.

• Autoren : Fügen Sie die E-Mail-Adressen des Hauptautors und der Mitautoren hinzu und ändern Sie die Reihenfolge.

• Fachbereiche : Wählen Sie bis zu 1 primären Fachbereich und 3 sekundäre Spezialisierungsbereiche.

• Datei-Upload : Laden Sie das Dokument je nach Anforderung im PDF- oder Word-Format hoch.

4. Beantworten Sie zusätzliche Fragen.
Beantworten Sie die von den Organisatoren erstellten individuellen Fragen:

• Kontaktnummer des Hauptautors

• Rolle der Autoren (Lehrer, Forscher, Student)

• Erklärungen zur Originalität, zu Interessenkonflikten und zur Verpflichtung zur Einreichung

• Spezifische Fragen zur Art der Teilnahme

5. Reichen Sie den Vorschlag ein.
Klicken Sie auf „Einreichen“ und überprüfen Sie die angezeigte Zusammenfassung. Von diesem Bildschirm aus können Sie die Zusammenfassung per E-Mail an Mitautoren senden oder zur Autorenkonsole zurückkehren.

Verwaltung nach der Einreichung für Autoren

Nach dem Einreichen Ihres Vorschlags ermöglicht Ihnen CMT die folgenden Aktionen über die Autorenkonsole:

• Vorschlag bearbeiten : Felder können während der Einreichungsfrist geändert werden.

• Status prüfen : Überprüfen Sie, ob der Antrag geprüft, angenommen, abgelehnt oder noch ausstehend ist.

• Vorschlag löschen : Nur der Hauptautor kann Beiträge löschen.

• Kontakt zu den Organisatoren : Senden Sie Direktnachrichten an das Komitee (die Vorsitzenden).

Wie man als Organisator eine Konferenz plant

Die Konferenz organisieren

Organisatoren müssen die Erstellung einer Konferenz bei Microsoft CMT über die offizielle Website beantragen. Nach der Genehmigung erhalten Sie vollen Zugriff auf die Chair Console, um alle Aspekte zu konfigurieren.

Track-Setup

Definieren Sie die verschiedenen Teilnahmekategorien (Vorträge, Poster, Workshops, thematische Sitzungen) mit jeweils eigenen Fristen, benutzerdefinierten Feldern und Begutachtungsverfahren. Jeder Themenbereich kann unabhängig hinsichtlich der Anzahl der Gutachter, der Begutachtungsart und der Bewertungskriterien konfiguriert werden.

Felder und Fragen konfigurieren

Passen Sie die Felder des Einreichungsformulars an, indem Sie zusätzliche Fragen, Pflichtfelder und optionale Felder hinzufügen. Konfigurieren Sie die Vorlagen, die Autoren verwenden müssen, und die akzeptierten Dateiformate (PDF, Word, LaTeX).

Fachbereiche festlegen

Erstellen Sie die Fachgebiete, die zur Klassifizierung von Aufgaben und zur Zuweisung spezialisierter Gutachter verwendet werden. Fachgebiete sind grundlegend für das automatisierte Zuweisungssystem TPMS.

Bewertungssystem: So laden Sie Gutachter ein und weisen sie ihnen zu

Laden Sie Gutachter zum System ein

Methode 1: Individuelle Einladung.
Klicken Sie in der „Chair Console“ auf „Benutzer > Gutachter > Einladen“. Wählen Sie den entsprechenden Track aus, geben Sie die E-Mail-Adresse des Gutachters ein und klicken Sie auf „Suchen“. Wenn der Benutzer bereits in CMT existiert, wird er als Gutachter hinzugefügt; andernfalls erhält er eine E-Mail-Einladung.

Methode 2: Masseneinladung
Sie können eine Liste von Gutachtern mithilfe einer Excel- oder CSV-Datei mit deren Daten (Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Fachgebiete) importieren.

Dokumente den Gutachtern zuweisen

Die automatische Aufgabenzuweisung mit TPMS
CMT nutzt das Toronto Paper Matching System, welches die Fachgebiete von Artikeln und Gutachtern analysiert, um optimale Aufgabenzuweisungen vorzuschlagen. Dieses System minimiert Interessenkonflikte und maximiert die Übereinstimmung der Expertise.

Manuelle Zuweisung nach Dokument
: Suchen Sie in der „Chair Console“ das Dokument und klicken Sie auf „Mehr > Zuweisungen bearbeiten > Gutachter“. Wählen Sie die entsprechenden Gutachter aus, indem Sie die Kästchen in der Spalte „Zuweisen“ markieren.

Manuelle Zuweisung durch Gutachter:
Klicken Sie unter „Benutzer > Gutachter“ in der Zeile des gewünschten Gutachters auf „Mehr > Zuweisungen bearbeiten“. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie diesem Gutachter zuweisen möchten.

Evaluierungsprozess und -kriterien

Revisionsstufen

CMT sieht zwei Überprüfungsebenen vor:

• Gutachter : Bewertet die Vorschläge anhand vordefinierter Kriterien und vergibt Punktzahlen und Kommentare.

• Meta-Gutachter : Sie überprüfen die Bewertungen der Gutachter und treffen die endgültige Entscheidung über Annahme oder Ablehnung.

Arten von Entscheidungen

Rezensenten und Meta-Rezensenten können die folgenden Bewertungen vergeben:

• Angenommen : Der Vorschlag wurde ohne Änderungen zur Vorlage im Kongress angenommen.

• Mit Änderungen angenommen : Erfordert geringfügige Anpassungen vor der Einreichung.

• Abgelehnt : Erfüllt nicht die festgelegten Qualitätskriterien

• Ablehnung aufgrund formaler Fehler ohne Peer-Review

Bewertungskriterien

Die Vorschläge werden üblicherweise anhand von Bewertungskriterien beurteilt, die Folgendes berücksichtigen:

• Problem/Thema: Klarheit und Relevanz des behandelten Problems (20 %)

• Methodik: Eignung und Kohärenz des methodischen Ansatzes (20 %)

• Ergebnisse: Klare Darstellung und Kohärenz mit dem Problem (20 %)

• Schlussfolgerungen: Stimmigkeit der Interpretationen und logischen Ableitungen (20 %)

• Relevanz: Bedeutung für das jeweilige Fachgebiet (10 %)

• Formale Aspekte: Qualität des Schreibens und der Präsentation (10 %)

Benachrichtigungen und Kommunikation mit Autoren

CMT versendet automatisch E-Mail-Benachrichtigungen zu folgenden Zeiten:

• Bestätigung der erfolgreichen Einreichung mit ID-Nummer

• Änderungen im Status des Vorschlags

• Antrag auf Überarbeitung oder Änderungen

• Endgültige Entscheidung über Annahme oder Ablehnung

• Wichtige Fristerinnerungen

Organisatoren können alle E-Mail-Vorlagen individuell anpassen und über die Chair Console zusätzliche Mitteilungen versenden.

Exportieren von Daten und Statistiken

Export-Übermittlungsdaten

Mit CMT können Sie vollständige Informationen nach Excel, XML oder CSV exportieren, einschließlich:

• Liste der Autoren und Mitautoren mit ihren jeweiligen Zugehörigkeiten

• Titel, Zusammenfassungen und Themenbereiche

• Rezensionsstatus und erhaltene Punktzahlen

• Zuweisung der Gutachter und endgültige Entscheidungen

Analysieren Sie Statistiken mit CMTStat

Mit dem CMTStat-Tool können Sie den Prüfprozess analysieren, indem Sie Statistiken zu folgenden Punkten generieren:

• Verteilung der Einreichungen nach Fachgebiet

• Reaktionszeiten der Gutachter

• Annahmequoten nach Kategorie

• Arbeitsbelastung pro Gutachter

Mobile Anwendungen und Fernzugriff

CMT bietet Basisanwendungen für iPhone und Android an, die Folgendes ermöglichen:

• Erhalten Sie Benachrichtigungen über Statusänderungen

• Zugewiesene Einreichungen prüfen

• Informieren Sie sich über die grundlegenden Informationen zum Kongress.

• Im mobilen Modus auf die Autorenkonsole zugreifen

Für den vollen Funktionsumfang der Administration ist ein Webzugriff über einen Browser erforderlich.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Für Autoren

• Bereiten Sie Ihren Vorschlag im Voraus mithilfe der bereitgestellten Vorlagen vor.

• Verwenden Sie in keinem Textfeld ausschließlich Großbuchstaben.

• Stellen Sie sicher, dass alle Mitautoren ihre Konten vor der Einreichung aktiviert haben.

• Lesen Sie die Zusammenfassung sorgfältig durch, da sie die Grundlage für die Bewertung bildet.

• Bewahren Sie die Ihnen per E-Mail zugesandte ID-Nummer zur späteren Verwendung auf.

Für Organisatoren

• Konfigurieren Sie alle Optionen, bevor Sie den Einreichungszeitraum eröffnen.

• Um die Aufgabenstellung zu erleichtern, sollten klare und spezifische Themenbereiche festgelegt werden.

• Nutzen Sie TPMS für automatische Zuweisungen und überprüfen Sie Sonderfälle manuell.

• Passen Sie die E-Mail-Vorlagen an, um die Identität des Kongresses widerzuspiegeln.

• Den Fortschritt der Überprüfungen regelmäßig überwachen und gegebenenfalls Erinnerungen versenden.

Für Rezensenten

• Ergänzen Sie Ihr Profil um Ihre spezifischen Fachgebiete.

• Vor der Begutachtung der Einreichungen müssen etwaige Interessenkonflikte offengelegt werden.

• Halten Sie sich an die vorgegebenen Bewertungskriterien und geben Sie konstruktives Feedback.

• Beachten Sie die Fristen für die Überprüfung, um Verzögerungen im Prozess zu vermeiden.

Einschränkungen und Überlegungen

Einige Nutzer berichten von gelegentlichen technischen Problemen mit der CMT3-Benutzeroberfläche, insbesondere hinsichtlich Ladezeiten und Stabilität bei hoher Auslastung. Die Plattform ist nur auf Englisch verfügbar, was für spanischsprachige Organisatoren und Teilnehmer ein Hindernis darstellen kann. Obwohl sie große Flexibilität bietet, kann die Ersteinrichtung für unerfahrene Organisatoren komplex sein.

Alternativen und Vergleiche

Obwohl Microsoft CMT für viele internationale akademische Konferenzen der De-facto-Standard ist, existieren Alternativen wie EasyChair, OpenConf und HotCRP. CMT zeichnet sich jedoch dadurch aus, dass es komplett kostenlos ist, auf einer robusten Azure-Infrastruktur gehostet wird und ein automatisches TPMS-System bietet, das nur wenige andere Plattformen bereitstellen.

Microsoft CMT hat sich dank seiner Skalierbarkeit, fortschrittlichen Funktionen und der kostenlosen Nutzung als bevorzugtes Tool für die Verwaltung akademischer Konferenzen etabliert. Ob für Organisatoren, die ihre Konferenzen professionalisieren möchten, oder Autoren, die effizient Beiträge einreichen wollen – diese Plattform bietet eine umfassende und leicht zugängliche Lösung.